Téléphones VoIP : mon entreprise doit-elle s'équiper d'un téléphone fixe ou d'un téléphone logiciel ?

De nombreuses organisations envisagent de passer des lignes téléphoniques standard à la téléphonie Voix sur IP (VoIP). Si vous faites partie de ces entreprises, vous devez vous poser un certain nombre de questions importantes.

Ces questions comprennent :

- Un système VoIP est-il suffisamment fiable ?
- Qu'en est-il de mes téléphones ?
- Est-il compatible avec mon numéro surtaxé ou gratuit ?

Dans cet article, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir sur ce qu'est la VoIP, les types de téléphones qui peuvent être utilisés avec la VoIP et comment utiliser la VoIP avec vos numéros de téléphone existants. Après avoir lu cet article, vous devriez être en mesure de décider en toute connaissance de cause si la VoIP convient ou non à votre entreprise.

Alors, qu'est-ce que la VoIP ?

Commençons par le terme VoIP lui-même. Qu'est-ce que c'est vraiment, comment ça marche et quels sont les avantages et les inconvénients de la VoIP ?

Pendant des décennies, les appels téléphoniques ont été acheminés sous forme de signal analogique sur le réseau traditionnel de fils de cuivre, appelé réseau téléphonique public commuté ou RTPC.

La VoiP, en revanche, utilise une technologie de réseau pour envoyer vos appels téléphoniques sous forme d'informations numériques au destinataire. Même si la VoIP peut utiliser de nombreux types différents de technologies de mise en réseau, pour la plupart des entreprises, cela signifie simplement qu'elles utilisent la même connexion internet que celle qu'elles utilisent déjà pour le courrier électronique, la navigation et la banque en ligne, pour leurs appels téléphoniques.

La VoIP convertit un signal analogique (votre voix) en un signal numérique, qui est ensuite transmis sous forme de petits paquets de données sur le réseau. Du côté du récepteur, ces paquets sont assemblés et reconvertis en un signal analogique pour que vous puissiez être entendu. Lorsque le récepteur répond, le même processus est répété dans le sens inverse.

Malgré ce va-et-vient de transmissions de données, la communication par VoIP est aussi fluide qu'avec la téléphonie analogique à l'ancienne, mais avec une différence de taille : la qualité du son peut être bien meilleure avec la VoIP. Vous pouvez appeler quelqu'un à l'autre bout du monde, et vous aurez l'impression que cette personne est là avec vous, dans la même pièce.

Si vous utilisez votre connexion Internet actuelle pour la téléphonie VoIP, assurez-vous que la bande passante disponible est suffisante. La plupart des connexions modernes à large bande devraient supporter la VoIP, ce qui rend l'investissement dans la VoIP relativement faible.
La VoIP n'est pas compatible avec un téléphone standard

Comme la VoIP envoie ses données via une connexion réseau, vous aurez besoin de téléphones spéciaux qui se connectent à un réseau.

Il existe deux catégories de téléphones VoIP : les hardphones et les softphones.

La différence entre les deux est comparable à la différence entre le matériel et le logiciel pour les ordinateurs : l'un est un dispositif physique, l'autre fonctionne sur votre ordinateur ou votre téléphone portable.

Chacun d'entre eux présente ses propres avantages et inconvénients.
Casques durs : avantages et inconvénients

Les hardphones sont des téléphones physiques, c'est-à-dire des appareils que vous pouvez placer sur votre bureau. En fait, les hardphones ressemblent beaucoup à des téléphones normaux, bien que "sous le capot", ils utilisent un système VoIP qui se connecte à votre Internet au lieu de la vieille ligne téléphonique.

Les avantages d'un hardphone sont qu'il est familier ; toutes les commandes et le mode de fonctionnement sont identiques à ceux d'un téléphone standard. Une différence importante avec les softphones est que vous pouvez passer ou recevoir des appels à tout moment, même lorsque votre ordinateur est éteint.

Les hardphones présentent deux inconvénients importants par rapport aux softphones.

La première est que le logiciel que ces téléphones utilisent pour gérer la partie numérique et réseau n'est pas facile à mettre à niveau, par exemple pour renforcer la sécurité ou ajouter de nouvelles fonctionnalités.

Le deuxième inconvénient par rapport aux softphones est qu'un hardphone est plus cher à l'achat.

Softphones : avantages et inconvénients

Un softphone est essentiellement un logiciel qui fait la même chose qu'un hardphone, mais qui fonctionne sur votre ordinateur. Ainsi, au lieu d'un téléphone physique sur votre bureau, un téléphone logiciel se présente sous la forme d'une icône sur votre ordinateur ou d'une application sur votre téléphone.

Les téléphones logiciels sont plus courants que vous ne le pensez et vous en avez probablement utilisé un sans le savoir. Des exemples très connus de softphones sont Skype, Viber, Google Talk et Bria.

L'un des principaux avantages d'un téléphone logiciel est que le logiciel est facilement, voire automatiquement, mis à jour, ce qui vous permet de toujours bénéficier des dernières mises à jour de sécurité et de fonctionnalités.

Un autre inconvénient est l'absence d'interface physique. Pour certaines personnes, parler dans le microphone d'un casque n'est pas la même chose que de tenir un téléphone à l'oreille. Bien que différents combinés téléphoniques USB soient apparus sur le marché, ils ressemblent plus à des jouets qu'à des appareils de communication sérieux.

La VoIP fonctionnera-t-elle avec mon numéro de téléphone gratuit ou national ?

La réponse courte est : oui. Votre numéro de téléphone existant, qu'il s'agisse d'un numéro local, national ou gratuit, peut être configuré pour fonctionner avec la VoIP. Les numéros nationaux et gratuits sont des numéros virtuels qui renvoient les appels entrants vers n'importe quel numéro de téléphone existant ou même vers votre compte VoIP de manière entièrement numérique.

Même le choix du téléphone - hardphone, softphone ou une combinaison - n'a aucune incidence sur l'utilisation de votre téléphone gratuit ou national existant.

Alors comment ça marche ?

Les appelants composent votre numéro de téléphone, après quoi ils se connectent à notre système interactif de réponse vocale (IVR). Selon la façon dont vous avez configuré votre numéro de service, les appelants sont mis en relation avec l'un de vos employés.

Le système IVR connecte les appelants à tout type de téléphone, indépendamment de la technologie ou du réseau concerné.

Le grand avantage est que vous n'avez pas besoin d'investir dans de nouveaux équipements.

Un numéro virtuel fourni par la CallFactory est à l'épreuve du temps et offre une évolutivité illimitée.
Questions fréquemment posées

Nous avons répertorié ci-dessous quelques questions fréquemment posées pour vous aider à répondre aux questions que vous vous posez peut-être encore sur la VoIP ou sur le type de téléphone VoIP le mieux adapté à votre organisation.
Puis-je utiliser des hardphones et des softphones dans une même installation ?

Oui, c'est possible. Selon la structure de votre entreprise ou les préférences de chaque employé, vous pouvez utiliser à la fois des softphones et des hardphones, car les deux sont compatibles avec n'importe quel numéro de téléphone CallFactory.

Lorsque vous configurez votre numéro de téléphone national ou gratuit sur notre IVR, vous pouvez spécifier quels appels entrants doivent être déviés vers quels téléphones.
Puis-je combiner la VoIP avec des téléphones ordinaires ou des téléphones cellulaires ?

Ce n'est pas un problème. Certaines organisations utilisent des téléphones portables pour gérer le "trop-plein" lorsque leurs téléphones VoIP sont tous occupés. Les lignes fixes ou les téléphones portables constituent également de bonnes solutions de secours en cas de coupure de courant ou de défaillance du réseau.
Dois-je acheter un nouveau central téléphonique ?

Non, ce n'est pas nécessaire. Lorsque vous optez pour des hardphones, vous les branchez directement sur votre routeur réseau.

Les softphones et les hardphones sont configurés via une interface réseau. La distribution équitable des appels entrants est assurée par le SVI de CallFactory. Dans ce système, vous pouvez ajouter des fonctions clés telles qu'une réceptionniste virtuelle, qui garantit que les appels sont répartis équitablement entre les employés disponibles.

Qu'en est-il des systèmes VoIP auto-hébergés ?

L'utilisation d'un système auto-hébergé ou sur site signifie que l'entreprise investit dans son propre matériel PBX (Private Branch eXchange) et en est propriétaire. Un système auto-hébergé est en fait le propre système téléphonique interne d'une entreprise.

Les entreprises choisissent cette voie parce qu'elles espèrent avoir un meilleur contrôle sur les performances de leurs échanges. Cependant, cela nécessite un investissement important, pas seulement en matériel et en maintenance matérielle. Ces entreprises constatent souvent qu'elles ont besoin d'un personnel hautement qualifié pour exploiter et entretenir le matériel PBX.

La CallFactory propose un système IVR hébergé, ce qui vous donne un contrôle total sur la configuration de votre numéro de téléphone. Cela signifie également que vous n'avez pas à vous soucier des gros investissements et de la maintenance des équipements, ce qui vous laisse plus de temps et de ressources pour vous concentrer sur les questions qui sont importantes pour votre organisation.
Ne pouvons-nous pas simplement utiliser nos téléphones portables ?

Vous le pouvez certainement. Surtout si vous combinez cela avec une solution de téléphone logiciel, où chaque employé utilise son smartphone et installe une application de téléphone logiciel qui distribue les appels de manière centralisée. Dans ce cas, les employés passent et reçoivent des appels par le biais de l'application de téléphone logiciel.

Par ailleurs, certaines grandes entreprises ou organisations enregistrent un bloc de numéros et attribuent ensuite un numéro de téléphone distinct (ou une extension) à chaque téléphone mobile. Les appels entrants sont alors transférés vers les téléphones portables de vos employés. Il s'agit d'une bonne configuration lorsque les employés n'ont besoin que de recevoir des appels.

Quelles fonctions puis-je utiliser avec ma solution VoIP ?

Cela dépend de l'IVR ou du PBX que vous utilisez.

Si vous avez enregistré votre numéro de téléphone gratuit ou local à (ou l'avez transféré à) la CallFactory, vous aurez un accès complet à la suite de fonctionnalités supplémentaires que notre cloud-IVR offre. Voici quelques-uns de ces extras gratuits qui sont inclus dans chaque forfait :

- Filtrage des appels
- Mise en file d'attente des appels
- Enregistrement des appels
- Transfert direct
- Fax2mail
- Gestion des numéros d'appel
- Applications mobiles
- Organisateur de SMS
- Statistiques
- Rapports statistiques par e-mail
- Routage VIP
- Réceptionniste virtuel
- Voice2email
- Chuchotement

Comment puis-je transférer mon numéro de téléphone vers CallFactory ?

Si vous possédez déjà un numéro de service, vous pouvez facilement le transférer à CallFactory en contactant notre service clientèle.

Si vous ne disposez pas encore d'un numéro de téléphone gratuit ou surtaxé, jetez un coup d'œil aux numéros de téléphone gratuits ou nationaux que nous avons à votre disposition.

Pour les numéros locaux dans n'importe quel pays, veuillez contacter notre service clientèle.

Veuillez noter que les numéros sont attribués selon le principe du "premier arrivé, premier servi".
Vous avez des questions ?

Si, après avoir lu cet article, vous avez encore des questions sur la VoIP, l'utilisation de softphones ou de hardphones, ou sur les numéros de téléphone gratuits, nationaux et locaux, n'hésitez pas à nous contacter.